Prata Excel med Dataföreningen

För dig som har Excel och vill:

  • Ta del av bästa förbättringen sedan 1985

  • Spara timmar och dollar

  • Lära dig mer om Excel

  • Arbeta enklare i Excel

Dagens diskussionsämne meddelas strax innan månadens möte.

Vi tar gärna emot användarfrågor. Välkommen att skicka in dem i förväg till kansliet@west.dfs.se eller bo.sinander@powerpage.se*.

Med nätverksledaren: Bo Sinander, som vanligt tillsammans med Per-Erik Eriksson som programleder.
Varmt välkomna!


EVENEMANGET

Datum: andra torsdagen i månaden
Tid: 12:00-13:00

Plats: Zoom eller whereby.com/powerpage (se h2h.se för hjälp)
Anmälan: https://dfs.se/?s=prata+excel+med+oss

Dokument: https://ftp.excelerera.se/pa_gang/

Öppet och kostnadsfritt för alla. Medlemskap i Dataföreningen krävs alltså ej.

För upplysningar kontakta kansliet@west.dfs.se.


  • prata-excel-med-oss-18: 11 April 2024. Räkna med Riksbankens valutakurser


    Vi tittar närmare på att använda valutakurser från Sveriges centralbank. Valutakurserna hämtas mha Power Query direkt från riksbank.se.

    Frågan lyftes i samband med förra månadens övergripande modernisering av en kassaflödesanalys, och nu ser vi närmare på två sätt att räkna om valutor till SEK.


  • prata-excel-med-oss-17: Moderniseringsmöjligheter på ekonomiavdelningen 14 Mars 2024


    Med viss inriktning mot att använda modern Excel på ekonomiavdelningen.

    En pivot-baserad kassaflödesanalys uppgraderas till att utöver reskontrorna även hantera manuellt angivna kända transaktioner samt ev inverkan av utestående offerter.

    Tabeller/listor i Excel som underlag för avtal, inventarier, tidrapportering, certifieringar och utbildningar mm. Generellt exempel som kan användas och komma till nytta med ganska enkla medel. Funktionerna filter och sortera (inte kommandona) till att ta fram de rader som står på tur att hantera inom 90 dagar.

    Som vanligt öppet för önskemål, och kanske kommer det med någon ny genväg eller finess som du inte redan kände till.


  • prata-excel-med-oss-16: lambda, byrow och kalender med markering av datum 8 Februari 2024


    Lite mer om LAMBDA och BYROW isbm tvätt av data (räkna med talen i en tabell från www) och en titt på att jobba med länkade arbetsböcker.
    SEQUENCE - en 'enkel' funktion med många möjligheter, eg som kalender med veckonr;

  • Dataföreningen lägger in julledigt, och nästa prata-webinarium är GDPR den 18 januari 2024


  • prata-excel-med-oss-15: Samkörning av liknande listor. 14 December 2023

    Vi har tidigare, senast i nr 12, tittat på hur man kan jämföra två datamängder och få filtrerat de rader som är lika, de som skiljer och även vilka kolumner/värden som skiljer och hur. Det exemplet baserat på ett uppdrag med SAP Masterdata.

    Den här gången blir jämförelsen inte lika helautomatisk i grunden genom att det inte kommer att finnas unika ID'n som kan matchas utan textbeskrivningar ska jämföras och relateras till varandra.

    Önskemålet är samkörning av olika kravlistor där kraven till stor del överlappar varandra men är beskrivna av olika personer och på olika språk.
    Varje krav behöver läsas och manuellt anges vilket eller vilka krav det motsvarar - om något!


    Innebär att Excel-lösningen kommer att behöva hantera många till många-relationer.


    Användarrelaterat den här gången att adressera kolumner i ett spillområde. Vi tittade på att göra det med
    - choosecols som tillkommen förenkling och lämpligt förstahandsval
    - på det urgamla viset A2:A5 och varför det inte är funktionellt,
    - hur det kan göras med "pyamas-tabeller" och skillnaden mellan att kopiera höger och fylla/kopieringskrysset samt med

    - mellanslag för skärning och
    - index(a3#;0;3) för att få hela tredje 'kolumnen' inklusive med sequence när det blir nödvändigt


  • prata-excel-med-oss-14: Arbetsbok, blad, delar och lager
    Den här gången tittar vi närmare på själva arbetsboken och zoomar in till den kanske mest intressanta delen, cellerna och deras olika lager. Med bättre förståelse för formler, värden och attribut kan en del förvåningar i spillarbetet få förklaringar som i sin tur kan ge dig möjlighet att spara än mer tid.


    I sammanhanget kommer även en fundering om unika ID'n. Bör de vara numeriska eller alfanumeriska? Och vilka effekter kan uppstå när de isf ska ändras från numeriska till alfanumeriska (text)?


  • prata-excel-med-oss-13: Mer om mellanslag och i förlängningen lambda samt kolon med xlookup


    En användarfråga om kolon och mellanslag samt en närmare titt på lambda - en utvecklad möjlighet att göra ändringståliga modeller som, liksom grunden i att räkna med spill, inte möjliggör en viss typ av svårfångade småfel.

    Även en närmare titt vilka färger som som standard finns tillgängliga för talformat utan hårdkodning "röd" vs "red" etc genom att istället använda "color #" med siffran 1-56 för ett utökat antal färger. Dock är en del av dem dubletter.


  • prata-excel-med-oss-12: Vad skiljer mellan två datamänger?
    Vi ser närmare på en lösning för jämförelser - vad skiljer och vad är lika?

En användarfråga om att låta en beräkning inverka på hur cellen/resultatet formateras. Kan i viss mån göras med standardfunktionerna i talformat men kärvar om man vill få in symboler 🐎 eller på annat sätt formatera endast en del av resultatet, exempelvis valutan i fetstil, "4711 EUR", upphöjda tecken etc.


Lösningarna omfattar även en del användbara lambda-funktioner såsom lastCellDown.



Olika sätt att formatera utdata i beräknade celler. filterHTML.

Vill du ta del av filerna så skicka ett mejl till kansliet@west.dfs.se.

  • prata-excel-med-oss-11 Hierkiska vallistor mha AI?
    Det finns inget automatiskt stöd för att valmöjligheterna i en vallista nr två ska vara beroende av föregående val i lista nr ett. Men behovet finns om man exempelvis först väljer varugrupp och sedan vill välja en vara ur just den gruppen.



    Vi tittar på olika sätt att lösa det varav en variant som erhölls mha AI-stöd. Snabbt och lätt men begränsat rätt?

    Även en närmare titt på att konsolidera data där exempelvis månadsdata finns på skilda blad i samma arbetsbok. "Tredimensionella" beräkningar där de olika bladens data samlas ihop och sedan summeras och fördelas.

  • Dataföreningens prata med oss-webinarier tar sommarledigt i juli


  • prata-excel-med-oss-10 Excel som dataplattform

    Dagens inbjudna gäst är Gösta Munktell som har mycket gedigen erfarenhet av att hämta, rensa och leverera data till BI-lösningar.

    I första hand är det SQL Server som används för insamling och lagring av data men därifrån används Excel som en dataplattform för extrahering och vidare användning i exempelvis Power BI.
    Notervärt att data även kan skickas tillbaka till databasen!

    På agendan för dagen finns även hämtning av data från molntjänster.

  • prata-excel-med-oss-09 Namnhanteraren - en brygga till påbyggda funktioner


    I begynnelsen var ett kalkylblad bara celler som refererade till varandra.

    Diagram ritades separat och genom att referera till data i celler med deras respektive adresser, eg a2:d8
    Om cell d8 flyttas , genom att klippas och klistras eller att det skjuts in en rad mitt i, så följer referensen med och d8 blir d9.

    Pivottabeller använder cellreferenser på samma sätt men är inte synkroniserade i omräkningar - de behöver särskild tillsyn för att visa rätt värden.

    Kommandomakron refererar ofta till cellreferenserna hårdkodat och uppdateras inte alls när celler flyttar.

    Med dynamiska områden behöver cellerna inte ens flyttas när datamängderna ändras - de bara sträcker sig i tysthet över ett annat antal tomma cellar. Detta är ytterligare ett område där namnhanteraren kan bistå och tillhandhålla dynamiska referenser.

    Den här gången tittar vi på några av namnhanterarens användningsområden.


__/ Happy Scribes AI-genererade sammanfattning av mötet:

Evenemanget heter "Prata säkerhet" eller "Prata Excel med oss" och uppmuntrar deltagande från publiken.

De diskuterar möjligheten att diskussionerna kan dra över tiden och behöva fortsätta i nästa session.

Per-Erik Eriksson påminner publiken när det är 5 minuter kvar av sessionen.

Dagens ämne är dynamiska matriser i Excel och andra nya funktioner som har lagts till under åren.

Bo Sinander berättar om sin erfarenhet av Excel, Busines Intelligence-verktyg och säkerhet.

De nämner andra ämnen på dagordningen, inklusive tabeller, diagram, datavalidering och hierarkisk data.

De diskuterar utmaningarna med att integrera diagram i Excel och behovet av sömlös kommunikation mellan olika funktioner.

Bo Sinander börjar med en demonstration av pivottabeller och nämner användningen av namnhanteraren.

Per-Erik Eriksson påminner publiken att ställa frågor och delta genom mikrofonen eller chatten.

Det kommer en fråga om dagens ämne, och Bo Sinander bekräftar att namnhanteraren är en del av diskussionen om pivottabeller.

De visar hur man lägger till data i en pivottabell och visar olika tillvägagångssätt med hjälp av tabeller och intervall.

Bo Sinander förklarar fördelarna med att använda dynamiska tabeller och visar hur man expanderar tabellen för att inkludera ny data.

De nämner möjligheten att filtrera data i tabellen och diskuterar möjligheten att inte använda en tabell alls.

Transkriptet avslutas med en hänvisning till att kopiera och klistra in data som värden och ta bort onödiga element.

  • Speaker 2 diskuterar formatering och källor till data i Excel, filtreringsfunktionen, skapande och analys av pivottabeller, och användning av datavalidering och expandera alternativ i tabellen.

    Speaker 2 diskuterar användningen av Excel för att manipulera data i ett kalkylblad, inklusive användning av ankare, referens till tabeller, användning av INDEX-funktionen, datavalidering och namngivna områden, och filtrering av data för specifika vyer.

    Speaker 2 diskuterar processen för att välja och konfigurera data för att skapa diagram i Excel, inklusive användning av namngivna områden och Name Manager, samt användning av makron för att automatisera uppgifter i Excel.

  • prata-excel-med-oss-08 Att smidigt översätta bild till text i EXCEL
    Ofta uppstår det problem just när det där lilla extra knepet behövs.


    Låt oss säga att det är ett PDF- dokument du vill kopiera data ifrån, då du behöver spara delar av texten som framtida underlag. Bara ett litet krux...

    När du klistrar in så hamnar texten i olika celler under varandra.
    Eftersom det är en hel del text så står du nu inför en arbetsuppgift som kommer att ta tid och kräva en hel del jobb.


    Likaså, när man vill citera text från webbsidor skapade med java-script så brukar det sluta med att man får ta en bild/skärmdump.

    Finns det något sätt att förenkla och snabba upp?

    Vi kommer att prata om TEXTJOIN, TEXTSPLIT samt TAKE och DROP utifrån en användarfråga.

  • prata-excel-med-oss-07 Gamla vs nya Excel
    Gamla/nya Excel 365 ger helt nya möjligheter att lösa frekvent återkommande behov.
    - jämför två tabeller
    - räkna och sortera på antal
    - verifiera indata i flera nivåer såsom varuklass och artikel

    En del kommer direkt från användares frågor (tack!).


  • prata-excel-med-oss-06 Smått och blandat
    Idag är temat "smått och blandat". Det har kommit litet nya funktioner i EXCEL som underlättar om man känner till dem.
    Vi tittar på en del av dem och ser även hur man kan förenkla för slutanvändare genom att begränsa vilka val som är tillåtna i olika celler.


  • prata-excel-med-oss-05 Egna funktioner, LAMBDA()

    Där en beräkning tidigare behövt ha hjälpkolumner som gör mellanberäkningar ger nu funktionen LET() möjlighet att göra dem på en gång. Det är också ett av stegen för att skapa helt egna funktioner som är anpassade till just din verksamhet.


    Som modellbyggare kan man med Excel 365 skapa funktioner som är helt nya, eg pythagoras.sats(a;b) → c, eller kombinera flera beräkningar till en enda funktion som ger flera olika delsvar.

    Även om du inte själv bygger egna lambda-funktioner så kan det vara mycket bra beställarkompetens för att effektivisera det egna modellbyggandet.


  • Prata-Excel-med-oss-04.xlsx "Parsning" av data från andra system


    Har du klippt och klistrat data från webben till Excel? Eller importerat dem från textfil eller kanske genom att använda en SQL-fråga?Indata har kanske förvånansvärt många sätt att bli något annat än tänkt. Till exempel att...

    • siffror kommer in som text och går inte att räkna med

    • datum kommer i fel format och går inte att räkna med – eg 8/12 2022 istället för 2022-12-08

    • flera värden kommer i samma kolumn och delas med ett semikolon eller kommatecken

    Härutöver kan en del tal vara för stora (EAN-nummer) och i andra änden av skalan är det inte ens säkert att noll är lika med noll. Vi kommer att använda den klassiska funktionen INDEX men även ytterligare några helt nya möjligheter.

  • Prata-Excel-med-oss-03.xlsx Från XLOOKUP till FILTER.


    Utöver funktionen FILTER som till synes gör samma som manuell kommandot Filter tittar vi också på stödjande funktioner som INDEX, mellanslag och snabel-a jämfört med de senare funktionerna TAKE och DROP.

    Vi kommer också än mer in på dynamiska matriser mha noll eller SEQUENCE samt statiska matriser via krullparenteser.

    Formlerna kommer att kombinera olika delberäkningar mha funktionen LET.


  • Prata-Excel-med-oss-02.xlsx Från LOOKUP till XLOOKUP (LETAUPP till XLETAUPP)

    Dagens ämne är baserat på en användarfråga.

  • Prata-Excel-med-oss-01.xlsx Prata Excel och prata säkerhet

    Då detta är en smygpremiär så körs den tillsammans med Prata säkerhet med oss! , så om du inte varit med på detta innan är det ett ypperligt tillfälle att träffa vår säkerhetsexpert Per-Erik Eriksson, och blivande nätverksledaren Bo Sinander som är expert inom Excel och BI.

    Välkomna att inför träffen skicka in en fråga, t.ex. "ditt värsta Excel-problem", i förväg till kansliet@west.dfs.se, så kan vi lyfta den under träffen.


Några nyckelord..:

  • Dynamic Arrays

    • @ (_xlfn.SINGLE)

    • # (_xlfn.ANCHORARRAY)

    • ' ' (space)

  • LOOKUP

  • VLOOKUP

  • XLOOKUP

    • XMATCH

  • FILTER

  • INDEX

  • SEQUENCE

  • TAKE and DROP

  • LAMBDA

  • Name Manager

  • Dynamic charts

  • Power Query

  • VBA Macro

Alltefter tid och önskemål eller vid senare tillfälle

-FILTER alfa or numeric using empty string

-textBetween λ

-Me.ScrollArea macro

-CHOOSE and colon as (h)stack

-CHOOSE as left vlookup

-UNIQUE(;;1)

Indexblad

Links – visa listan

Namnhanterare via namn i
pyamas-prefs läst av Power Query

* Behöver du eller din verksamhet hjälp med

-utbildning,

-modellbygge,
-modelluppgraderingar eller
-felsökning och -fix?

Boka ett enskilt möte med mig genom att skicka mejl till bo.sinander@powerpage.se.